Documenti finanziari e contabili - questo è un tipo di base dell'intero insieme di processi di lavoro nell'azienda. Il turnover del documento è l'insieme di tali documenti, tra cui la parte del leone viene allocata alla documentazione primaria. Ecco perché molte aziende stanno lavorando per migliorare i flussi di lavoro associati alla documentazione finanziaria, ridurre il tempo, i materiali e le finanze in ogni sito, escludere il fattore umano. Ci sono diversi modi per ottenere l'effetto desiderato. Uno di questi, e il più efficace, è l'organizzazione della circolazione dei documenti con l'aiuto delle tecnologie elettroniche.
Un tale sistema consente di ottimizzare tutti i processi associati ai titoli finanziari dell'impresa, rendendo tali documenti senza carta. Tuttavia, per cominciare è necessario determinare che la circolazione dei documenti è un complesso sistema di interazione in ogni impresa, nel cui funzionamento è necessario comprendere bene. Questo è l'unico modo per garantire la qualità delle attività e dei comandi ricevuti.
Caratteristiche principali
La circolazione dei documenti è il ciclo di vita di un documento finanziario dal momento in cui è stato creato, a quando il suo scopo funzionale è stato completato. Questo termine può riferirsi non solo all'interazione contabile, ma anche alla produzione, al personale, al magazzino, al commercio, all'ufficio, alla pubblicità.
L'organizzazione della circolazione dei documenti è associata a determinati problemi:
- perdite temporanee;
- perdita di documenti lungo la strada;
- invio di relazioni nel momento sbagliato;
- Gli archivi di carta sono tutt'altro che perfetti.
indirizzamento
Le suddette difficoltà possono essere risolte in diversi modi. Tutti implicano la riorganizzazione e la ristrutturazione di tutti i processi con cui il flusso di lavoro sta trattando. Un esempio di questa soluzione è un programma pronto all'uso per l'azienda. In particolare, tali soluzioni sono offerte da 1C.
Per le aziende di qualsiasi dimensione, l'organizzazione di tale evento è un processo complesso, a più fasi e piuttosto costoso. Ciò richiede un sacco di tempo e risorse. Per riorganizzare il lavoro d'ufficio e documentare la circolazione è possibile per mezzo esclusivamente di professionisti di alta classe. E poi ci sono un sacco di domande relative a coloro i cui sforzi per realizzare eventi simili sulla scala di tutta l'impresa.
La necessità di personale aggiuntivo
L'organizzazione della circolazione dei documenti può richiedere l'inclusione di un reparto speciale nell'impresa che non solo lavori con l'intero sistema, ma sia anche responsabile del risultato finale. Naturalmente, la qualità del lavoro derivante da tale soluzione è vincente, ma un tale metodo ha dimostrato di essere in grado di risolvere determinati problemi e non sarà sufficiente a modificare l'intera struttura dell'interazione nell'azienda. E questa soluzione ha degli svantaggi, e abbastanza significativi.
È piuttosto difficile trovare impiegati che abbiano le qualifiche e le competenze necessarie in questa materia. La struttura organizzativa e il personale della compagnia richiederanno tutta una serie di cambiamenti. L'impresa sosterrà costi aggiuntivi per un fondo salari e attrezzature per ulteriori posti di lavoro. E il punto più importante è che senza l'eliminazione del lavoro manuale, il significato di una tale riorganizzazione scompare completamente. Il fattore umano è associato al verificarsi di errori meccanici che potrebbero portare a una violazione dei processi di lavoro con i documenti.
Coinvolgimento di un'organizzazione di terze parti
Al fine di organizzare la circolazione di documenti elettronici, è possibile rivolgersi ai servizi di un'organizzazione di terze parti, che sarà responsabile della raccolta e della completezza di tutte le informazioni, della loro successiva elaborazione, dell'archiviazione corretta e della conservazione di tutta la documentazione. Tuttavia, in questo caso ci sono alcuni inconvenienti. Il lavoro d'ufficio e la circolazione dei documenti, organizzati da tali organizzazioni, possono costare molto. Il controllo del lavoro di tali società terze sarà incompleto, il che a volte comporta nuovi problemi. Non vi è alcuna garanzia di completa riservatezza, vale a dire, non si ha alcuna garanzia che le informazioni preziose non perdano. Se il processo non perde lavoro manuale, allora una tale riorganizzazione sembrerà un cambiamento cucito sul sapone, poiché le spese aumenteranno, ma nulla cambierà. Una pianificazione del flusso di lavoro erroneamente pensata può portare a nuove difficoltà nel lavoro.
automazione
Una soluzione di compromesso e corretta sarà l'utilizzo del potenziale dei propri dipendenti, mentre si utilizza un ulteriore sviluppatore di terze parti per implementare un sistema di gestione elettronica dei documenti automatizzato. L'automazione di qualsiasi processo produttivo si giustifica completamente. Non un'eccezione e questo caso. Il sistema di gestione elettronica dei documenti ottimizza e migliora i processi di lavoro associati a titoli finanziari, contabili e di altro tipo, in modo che il lavoro dell'intera impresa sia ancora più efficace. Questo metodo dovrebbe essere considerato in modo più dettagliato.
Fasi di attuazione
La gestione elettronica dei documenti è organizzata in più fasi. Sul primo di essi viene effettuato un sondaggio completo dell'azienda interessata alla realizzazione. Specialisti esperti generalmente analizzano, studiano le rotte di ogni documento, tutte le caratteristiche di questo processo, ottengono una certa idea della struttura e della specializzazione dell'impresa. Successivamente, si determina ciò che il cliente ha bisogno. Il client specifica i requisiti per le funzionalità del sistema, il numero di luoghi che necessitano dell'automazione, lo scopo del processo avviato e altri. Tenendo conto di tutte le informazioni ricevute, viene sviluppato un piano d'azione che può aiutare a migliorare e ottimizzare la circolazione dei documenti dell'organizzazione. Per questo progetto viene preparato un compito tecnico, viene selezionato il software necessario, che verrà utilizzato per avviare la pianificazione del flusso di lavoro. La necessità di acquistare e utilizzare attrezzature speciali non è esclusa.
Dopo tutto questo, c'è un'implementazione diretta del nuovo sistema, il suo lancio e il primo test, la messa a punto. Un tale progetto presuppone che gli utenti saranno addestrati. Di solito la circolazione dei documenti in 1C è implementata da società con successiva manutenzione del sistema, supporto tecnico, oltre a revisione e aggiornamento, se necessario.
Caratteristiche del SED automatizzato
Dopo aver descritto le principali fasi di automazione del processo, è possibile aprire completamente un concetto come la gestione elettronica dei documenti. Questo significa un sistema di gestione multiutente a tutti gli effetti, che è un grande archivio di documenti contabili, se parliamo di implementazione fisica. Grazie all'implementazione del sistema, è possibile ottimizzare i processi di lavoro con documenti a diversi livelli. È abbastanza difficile organizzare i documenti contabili sotto forma di un archivio elettronico, ed è possibile ottenere l'affidabilità di una banca dati dove vengono effettuati non solo lo stoccaggio di titoli finanziari, ma anche le varie operazioni necessarie per il pieno funzionamento dell'intero sistema di gestione contabile.
Approfitta dell'attuazione
Una nuova pianificazione del flusso di lavoro risolve un sacco di problemi, in particolare, i dipendenti risparmieranno fino all'80% del tempo precedentemente speso in carta. L'automazione dell'archiviazione dei documenti offre grandi opportunità in termini di memorizzazione di diverse versioni dello stesso documento che saranno disponibili per lavorare e aggiornare le informazioni online. Il flusso di documenti 1C è una grande opportunità per tracciare e trovare file di interesse in pochi secondi. In un archivio elettronico, trovare il documento richiesto è molto più semplice rispetto alla carta tradizionale.
La stampa di documenti richiede di spendere un bel po 'di soldi e, dopo l'implementazione del sistema di gestione elettronica dei documenti, non è necessario stampare così tanti documenti. Di conseguenza, si noteranno significativi risparmi finanziari. Ciò è dovuto all'accelerazione dei processi di flusso di lavoro automatico, riducendo il costo medio di elaborazione di ciascun documento, aumentando la produttività dell'intero sistema.
Sistema di delineazione dei poteri
Alcuni documenti possono avere accesso limitato. Questo ti proteggerà da perdite, furto e anche dalla perdita indesiderata di documenti importanti. Il sistema stesso controlla la disponibilità di tutti i documenti necessari, i dipendenti sono costantemente in grado di monitorare la disponibilità di un determinato documento. Il sistema del flusso di lavoro consente a diversi dipendenti di lavorare contemporaneamente con lo stesso documento, eliminando la necessità di creare più copie cartacee.
Combinare gli archivi
La caratteristica principale dell'archivio elettronico è che tutti i documenti si trovano in un unico repository centralizzato. Con questa soluzione, lavorare con SEL è più semplice e redditizio, soprattutto per aziende, gruppi di aziende, concessionari, affiliati e altre strutture di rete. I mezzi sono risparmiati anche in affitto dei locali separati, uffici in cui erano situati archivi decentrati su supporti di carta.
Ulteriori vantaggi
Poiché tutti i documenti sono in un unico luogo, sono stati correttamente elaborati, trasferiti in tempo all'archivio, monitorati qualitativamente e possono essere trovati in qualsiasi momento, i rischi associati alle ispezioni fiscali possono essere annullati.
Cosa preferisci?
Sul mercato russo delle tecnologie informatiche, i SED stanno diventando più popolari, ma il più delle volte, si tratta di un software altamente specializzato sviluppato per risolvere problemi molto specifici. Acquistandolo, il cliente sarà in grado di risolvere solo compiti tipici, comuni nella maggior parte delle aziende. Le singole attività saranno irrisolte, il che riduce a zero l'effetto dell'introduzione di tale tecnologia. Pertanto, la completa automazione è possibile solo nel caso dell'acquisizione di un sistema in grado di risolvere tutti i compiti del cliente, tenendo conto di tutte le caratteristiche individuali del cliente. La gestione elettronica dei documenti è una piattaforma high-tech per il riconoscimento, la scansione e l'elaborazione di documenti cartacei. In questa soluzione, viene posto il funzionale di base, che può essere rielaborato per le attività di una determinata azienda.
Vantaggi dell'introduzione di SED
Il tempo trascorso presso l'azienda per l'elaborazione dei documenti è notevolmente ridotto. Gradualmente, tutta la documentazione viene trasferita in un archivio elettronico centralizzato, dove è conveniente e facile trovare i documenti, se necessario. Qualsiasi movimento del documento è facile da tracciare. Con le versioni elettroniche di titoli finanziari, contabili e altri puoi lavorare collettivamente. I file sono delimitati con diritti di accesso. Il processo è sotto il pieno controllo. Non è necessaria la stampa di supporti di carta, che offre una riduzione dei costi finanziari. Il costo medio di elaborazione di un oggetto diminuisce più volte. Multe e rischi fiscali sono ridotti al minimo.
risultati
Il sistema del flusso di lavoro ha bisogno di miglioramenti, quindi, ogni azienda prima o poi arriva a tradurre il sistema in una forma elettronica. Fare questo da soli è piuttosto problematico, dal momento che richiede il coinvolgimento di un intero staff di specialisti qualificati in questo campo: consulenti, analisti, sviluppatori, programmatori. Solo loro sono in grado di implementare il sistema, avendo ricevuto il risultato più efficace.